机要文件是中国共产党领导我国发展的重要基础，具有高度的机密性和重要性，机要文是事业单位、组织办公室和部队机要部门工作的重要内容。机要文件的管理也是对秘书部门和机要员的高度考验。

通过对当前单位机要文件管理的调查得知，单位的秘书和机要员虽意识到机要文件的重要性和秘密性，但是收发文件、印章等环节对信息的保护不够严谨，为窃取信息者制造了机会，导致机密信息泄漏。这是当前机要文件管理面临的重要尴尬问题。其次是机要文件管理设备，其规范性相对低级，缺乏健全的管理设施，缺乏科学系统的约束力，导致机要文件管理质量下降。在收发文件、印章、借阅、复印等方面的规范性都严重缺乏，影响了机要文件的管理。

 正是机要文件属于我国的重要文件，具有严密性和不可窥探性，在文件管理的过程中监督机制是不可避免的，每份文件的收发时间、属性等都要进行严格的登记，以保证登记数据的真实性和全面性，避免出现漏登、错登的现象。因此优化收发文件与登记制度也是文件管理中的重要环节。

针对以上机要文件管理的低级状态，北京派瑞祥智能科技有限公司受相关部门的委托，研发了一套具有现代智能科技和高性价比的“智能机要文件管理柜”。这套管理系统运用了现实和网络技术相结合，构建了识别传感技术、视频监控技术、网络通信技术、安全防范技术和自动控制技术的文件管理体系，确保了对机要文件管理的安全性、准确性、可靠性和科学性。

步入21世纪以来，社会各级已经从工业化时代步入了信息化时代，以往的文档管理方式已经远远满足不了时代的需求，在过去的管理方式下，档案管理机构纸质档案的管理耗费人力、物力和财力多，保密性较差，传递慢，存储时间也有限，伴随着信息技术的迅速发展与普及，现代文档的处理对这种管理模式真实性和安全防范等级日益提高，使得文档管理更加科学化。 

人工智能盛行下，机要文件管理的方法、和理念产生了翻天覆地的变化，迎来了前所未有的巅峰时代。北京派瑞祥“智能机要文件管理柜”抓住了智能时代的机遇，将办公家具与智能科技巧妙结合，对文件储存在介质中，或运用数据库储存，这样一来，只要连接了数字媒体，管理员就可以直接在系统中进行存储、查找、调用与管理，实现文件的数字化可视化，促进机要文件信息的集成化管理，从而达到方便存储的目标，分散数字文件的存储位置，保证机要文件的安全性。

派瑞祥“智能机要文件柜”要求机要管理员要具备相关专业知识，熟悉管理系统的功能，同时，才能加强对及文件管理信息化的实施，充分发挥信息技术的作用，从而提高机要文件的管理等级。详细介绍如下：

 （1）产品介绍

        RFID智能机要文件柜采用主控系统、文件夹定位系统、RFID识别系统、红外扫描器等结合智能文档管理软件，实现了对文件夹的权限存取、定位管理、智能存取、智能盘点、在线监控等功能，实现对文件的规范化、智能化、自动化管理，有效提高机要文件管理的效率以及存取的可靠性。

针对涉密性文件资料，柜体装有电控锁，可以通过指纹认证、刷卡、密码输入等方式进行权限开启文件柜门或者二人（一人为监督员）到场共同开启柜门，同时可以通过摄像头记录资料文件存取记录，实现了可靠性管理机密文件的功能。

（2）技术参数

（3）外部功能组成及特点

触摸显示屏

 柜体配有12寸触摸显示屏，实时监控文件夹位状态以及业务处理、信息查询统计等；

温湿度采集

 柜体配有高精度温湿度传感器，实时采集显示温湿度数值；

智能定位与指引

 通过夹位的红外感应器智能定位文件位置；

 通过夹位的指示灯智能指引存取文件位置；

 RFID识别

 柜体的每个夹位装有RFID天线，能够对每份文件标签进行自动识别，信息自动上传；

门禁管理

 柜体装有电控锁，通过RFID卡或指纹、密码等进行（指令）开门权限管理；

实时监控

 当发生错误存文件时，系统均会发出语音提示和指示灯报警；

自动照明

 柜体打开后自动照明，方便存取文件资料。

（4）相关流程演示：

（5）案例展示

（6）产品优势：科技含量高，智能化程度强，管理规范化，文件安全性得到有效监管。图例如下

（7）应用领域

 政府单位：机要局

司法机关：司法文件管理

司令部机关：机要部门

 其他行业：出入境管理机构、教育管理和医院管理等。

敬请关注：

派瑞祥智能办公系列产品致力现实和网络新技术的应用，在物品存储和文件管理应用中，创新地推出了有针对性的解决方案：充分应用识别传感技术、视频监控技术、网络通信技术、安全防范技术、自动控制技术，构建高效的物品管理控制系统，提升文件管理的安全性、准确性、可靠性、便利性。并且可以按照各类需求实际定制个性化产品。

欢迎新老客户关注派瑞祥智能科技，我们将以崭新的姿态和热情的服务为您提供满意的产品！400-6618-608随时接听您的来电！